Spring naar content

7 manieren om inventaris, bevoorrading en werkprocessen te optimaliseren voor de feestdagen

By Lonneke

In tegenstelling tot de afgelopen jaren zullen de aankomende feestdagen anders zijn dan anders. Mede door COVID-19 is het verloop van de aankomende feestmaanden erg onzeker en dus lastig te voorspellen. Een toename van het (online) ordervolume is goed mogelijk. Hoe bereid je je hier als retailer goed op voor?

In het kort:

  • Overweeg om de voorraad wat in te krimpen om te voorkomen dat je met voorraad achterblijft die je moet liquideren.
  • Test alles: van uw website tot je supply chain en het order picking, packing & shipping process.

Er heerst collectieve onrust voor de aankomende feestmaanden. Met meer onzekerheden dan zekerheden is het moeilijk om je voor te bereiden op wat normaal de meest veeleisende, maar lucratieve periode is.

Echt gegronde voorspellingen over retailuitgaven zijn er niet voor dit seizoen. En dat terwijl grote evenementen als ‘Black Friday’ en ‘Cyber Monday’ – ook in de Nederlandse markt steeds meer aanwezig – sneller hier zijn dan je denkt. Dit dwingt bedrijven om hun eigen gegevens te bestuderen om de verkoop van Q4 te voorspellen en een strategie te bepalen voor de feestdagen.

Het gebrek aan voorspellingen is eigenlijk te wijten aan twee dingen: onzekerheid en het feit dat de detailhandel een tweeledig verhaal is geworden sinds het coronavirus deze industrie op zijn kop zette.

Online (only) gefocuste retailers hebben zich de afgelopen vijf maanden voor het grootste deel staande weten te houden of zelfs goed gefunctioneerd. E-commerce aankopen stegen dit jaar met 78% in mei en met 76% in juni (bron: Adobe Analytics). Zelfs toen steeds meer fysieke winkels weer open gingen, steeg online verkoop nog met 55% in juli.

De andere kant van het verhaal betreft de retailers die nog voornamelijk afhankelijk zijn van fysieke verkoop. Voor veel van hen betekent de coronacrisis een dieptepunt, met soms een inkomstendaling van wel 50%.

Naar verwachting zijn deze cijfers een indicatie voor de rest van het jaar, met als uitzondering de feestdagen. Toch blijft de onzekerheid. Hoe bereid je je als retailer voor op dit kwartaal en wat kun je aan voorbereidingen treffen voor november?

Let op je supply chain

Een van de grootste uitdagingen in deze crisis is de supply chain. Niet alleen voor detailhandelaren, maar voor alle bedrijven. Inkoop/procurement werd door COVID-19 een probleem. Leveranciers sloten hun deuren, verplaatsten hun capaciteit naar productie van producten met veel vraag of overleefden de crisis niet, aldus Matt Rodus, directeur van strategische initiatieven bij Oracle NetSuite. Dat dwong sommige bedrijven om zich tot nieuwe, onbewezen leveranciers te wenden. Veel van die leveranciers vragen vooraf een financiële verbintenis, omdat ze door de crisis extra bang zijn om niet betaald te worden. Dit hakt nog meer in het budget van de retailers.

Een voorbeeld hiervan is kledingmerk Pact, een detailhandel die worstelde met hun inventaris in de coronacrisis. Hun kleding wordt vervaardigd in zeven fabrieken in India, maar de overheid heeft fabrieken in India al meermaals gesloten omdat het virus miljoenen mensen daar besmette. Daarnaast zijn er minder schepen beschikbaar om de producten naar de VS te brengen, zegt Drew Cook (CFO en Head of Operations). En áls ze daar dan eindelijk in de haven aankomen krijgt de voorraad te maken met lange verwerkingstijden in de pakhuizen, vanwege de huidige sociale richtlijnen.

Ondertussen is het ordervolume van Pact wel met 150% gestegen ten opzichte van vorig jaar. Hierdoor heeft de retailer ongeveer de helft van de voorraad die het vorig jaar had op dit moment.

Tel daarbij op dat het merk uitsluitend biologisch katoen gebruikt en de fabrieken in India Fairtrade gecertificeerd zijn. Snel vervangende leveranciers vinden was dus bijna onmogelijk.

Voor een bedrijf als Pact, dat 40% van hun jaarlijkse verkoop tussen oktober en december doet, is dit een zenuwslopende situatie. Cook hoopt eind september weer een betere voorraadpositie te hebben, door de grote inkooporders op voorhand en de inmiddels weer toenemende scheepvaart.

“We houden de productie nauwlettend in de gaten”, zegt Cook. “Als we het product hier kunnen krijgen, dan denk ik dat we vrij zeker zijn dat we het kunnen verkopen. Het is vooral een supply chain uitdaging op dit moment en we doen alles wat we kunnen. Maar we geven ook om de mensen die onze kleren maken, dus we gaan ze niet dwingen tot roekeloze beslissingen om de productie te versnellen.”

De onzekerheidsfactor

Veel detailhandelaren zijn ook bezig met het opstellen van noodplannen, aangezien de overheid niet-essentiële bedrijven zou kunnen sluiten. Cox & Cox, een online verkoper van woningdecoratie en meubilair in Engeland, heeft scenario’s in kaart gebracht voor wanneer koeriers hun gebruikelijke schema niet kunnen aanhouden, er een uitbraak is in hun magazijn of wanneer een belangrijke voorraadzending wordt opgehouden in een internationale haven. Op die manier proberen zij te begrijpen hoe dit soort scenario’s de bottom line kunnen beïnvloeden.

Net zoals bij Pact, zijn de feestdagen een kritieke tijd van het jaar voor Cox & Cox, dat in de vroege herfst begint met de verkoop van kerstboomversieringen en andere decoratie in het feestdagenthema. Het ordervolume van de detailhandelaar kan vervijf- of verzesvoudigen en Q4 is goed voor ongeveer 30% van de jaarlijkse omzet.

Ook Topo Design, een bedrijf in rugzakken en tassen, heeft ‘light, medium and heavy’ scenario’s gemaakt voor de feestdagen, om voor een stabiele financiële situatie te zorgen ongeacht hoe Q4 uitspeelt, aldus Head of Operations and finance Matt Williams.

Williams voorspelde Q4 alsof weinig of geen detailhandelaren aanvullende inkooporders zullen plaatsen (voor corona was de detailhandel goed voor een kwart van de inkomsten van het bedrijf). Hoewel het onwaarschijnlijk is dat dit gebeurt, is deze voorspelling gemaakt op basis van de prestaties van het tweede kwartaal dit jaar, toen de meeste groothandels hun aanvullingsorders annuleerden.

Dit soort scenarioplanning is de tijd en moeite zeker waard. Voor meer informatie over scenarioplanning + templates: volg deze link. Let op! De informatie is in Engels.

Toch zijn er, ondanks de onzekerheid, een paar trends waarvan retaildeskundigen denken dat ze van toepassing zijn op de feestmaanden van 2020.

7 suggesties voor geslaagde feestmaanden

Het is geen verrassing dat e-commerce verkoop substantieel zal groeien als onderdeel van de totale retailuitgaven. E-commerce was tussen april en juni goed voor bijna 21% van alle retailverkopen, ten opzichte van 14,7% een jaar geleden. Er bestaat geen twijfel dat de online verkoop veel sneller zal stijgen dan in 2019, toen e-commerce bestellingen in november en december met ongeveer 14% stegen ten opzichte van 2018 en goed waren voor 19% van alle retailverkopen.

Het aantal klanten dat ervoor kiest om iets online te kopen, maar op te halen in de winkel (BOPIS; buy online, pick up in store), zal ook toenemen. Veel bedrijven hebben deze optie sinds maart toegevoegd, met een pick-up point aan de rand van de winkel zodat klanten geen voet in de winkel hoeven te zetten.
Daarnaast wordt verwacht dat de aankopen voor de feestdagen meer verspreid worden over een langere periode dan normaal. Online shoppen vermindert namelijk de behoefte aan daguitstapjes om alle inkopen voor de feestdagen in één keer te doen.

Met die trends in het achterhoofd zijn hier een paar manieren waarop winkeliers zich kunnen positioneren voor een geslaagd feestmaanden-seizoen.

  1. Zet in op D2C verkoop (verkoop direct aan de consument)
    Het toenemende belang van D2C hangt direct samen met de stijging van de e-commerce verkoop. E-commerce is dus eigenlijk een noodzaak, ook voor old school retailers.

    Naast het feit dat steeds meer consumenten online shoppen in Q4 en dus ook sneller direct bij de fabrikant zullen kopen, heeft D2C hogere marges en stelt het merken in staat om een directe relatie met hun eindklanten op te bouwen. De websites van retailers zelf moeten zijn dus prioriteit voor optimalisatie.

    Als je voorraad beperkt is en je kunt gelimiteerd produceren/inkopen, kun je beter direct verkopen dan via retailkanalen waarvan je niet kunt garanderen dat ze betaald gaan worden.

    De onvoorspelbaarheid van fysieke retailkanalen – vooral met de mogelijkheid van een tweede golf en alle gevolgen van dien – is een andere reden om in te zetten op eigen e-commerce sites.

    Neem een voorbeeld aan Topo. Hoewel het aantal orders van groothandels daalde, verwacht het dat de totale verkoop met de feestdagen toch 20% zal stijgen, vanwege een piek in D2C-verkopen.

  2. Denk strategisch om de juiste voorraadbalans te vinden
    Het moeilijke van 2020 is het matchen van vraag en voorraad. Detailhandelaren die nog steeds de mogelijkheid hebben tot het aanleggen van een grote voorraad, moeten oppassen dat ze niet in financiële problemen komen als ze het grootste deel van de voorraad niet verkopen. Grote retail-liquidateurs die verouderde voorraden opkopen, hebben de inkoop ook teruggeschroefd. Het wordt lastiger dan ooit om onverkochte voorraad terug te verdienen. Zeker nu er meer online wordt geshopt en het aantal retouren dus ook stijgt.

    Geef daarom dit jaar de voorkeur aan een meer conservatieve voorraadvoorspelling. Zo voorkom je dat er een te grote hoeveelheid geld in de voorraad gaat/blijft zitten.
    Wanneer je nog niet klaar bent met de inkoop voor de feestmaanden, kijk dan niet enkel naar het komende kwartaal, maar ook naar de tijd daarna. Topo schaalde bijvoorbeeld hun aankooporders voor de lente van 2021 terug met de gedachte dat hun huidige voorraad dan ook nog gebruikt kan worden.

    Voorraadbeheer gaat ook over retailers die de juiste producten bestellen. Kijk naar de trends van de afgelopen maanden en combineer deze met historische data. Zo kun je voorspellen welke productcategorieën of items bestsellers zullen zijn. We weten bijvoorbeeld al dat tops momenteel beter verkopen dan broeken (waarschijnlijk door alle videomeetings). Denk goed na over wat van pas komt bij werken vanuit huis of hele intieme feestdagen. Het kopen van de juiste artikelen minimaliseert namelijk ook overtollige voorraad.

  3. Test je processen vooraf
    Een potentieel risico in de aanloop naar de feestdagen is technologie. Detailhandels zijn afhankelijk van technologie om online orders te voldoen en verzenden. Het selecteren van de juiste technologie vermindert het risico op technologische falen. Toch is het goed om dit altijd te testen voor een drukke periode. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan wanneer je wordt overspoeld met orders.

    De toename van online orders in de afgelopen maanden hebben al voor een goede test gezorgd, maar toch is het slim om rekening te houden met nog hogere pieken in aanloop naar de feestdagen. Dit jaar zal de uitval van je website of je back-end systeem je duurder komen te staan dan ooit.

    Toch is technologie niet het enige onderdeel dat je zou moeten testen. Als je je eigen magazijn hebt, zorg er dan voor dat je de juiste hoeveelheid mensen beschikbaar hebt en dat je processen goed lopen. Welke veranderingen zijn nodig om een groter aantal kleinere bestellingen te verwerken? Bedenk bijvoorbeeld hoe vaak koeriers pakketten ophalen: nog steeds in eén bulk aan het eind van de dag, of meerdere keren op een dag?

    En hoe zit het met de sociale richtlijnen met betrekking tot COVID-19? Hoe blijft je personeel veilig in deze drukke tijd en voorkom je dat ze door ziekte uitvallen? Kijk dus goed naar de inrichting van je magazijn en personeelsbezetting.

  4. Overcommunicatie met leveranciers
    Detailhandelaren moeten meerdere malen per week informeren naar statusupdates van inkooporders, ongeacht of deze nog gemaakt moeten worden of dat ze al onderweg zijn. Voorheen was dit misschien overkill, maar in huidige tijden is dit noodzakelijk.

    Zodra er problemen zijn, kun je deze nooit vroeg genoeg weten. Zo kun je sneller een oplossing vinden. Daarnaast is een goede band met de leverancier sowieso nooit verkeerd, vooral niet als je bijvoorbeeld eens een spoedbestelling moet doen.

    Ook voor organisaties die gebruik maken van externe logistieke leveranciers. Hoewel dit normaal veel operationele uitdagingen tackelt, is het belangrijk om nu duidelijk verwachtingen voor de vraag aan te geven en om te begrijpen hoe dit shipping tijden beïnvloedt. Als de fulfilmentpartij er niet zeker van is dat hij de capaciteit heeft om op tijd te leveren, zoek meteen een nieuwe of secundaire logistieke partner.

  5. Wees niet bang om producten vroeg te verkopen
    Omdat de feestmaandenperiode in het algemeen steeds langer wordt, zal de verkoop niet zo back-loaded zijn als gewoonlijk. Het kan dus slim zijn om al eerder te beginnen met het promoten van bijvoorbeeld kerstproducten, om zo sneller je voorraad om te zetten. Hoe sneller je verkoopt, hoe minder kans op extra verstoringen (door COVID-19) die je bedrijf er van weerhouden om de doelstellingen te halen.

  6. Overweeg het verkopen via online marktplaatsen
    Retailers die nog weinig doen met e-commerce hebben misschien niet hetzelfde voordeel als erkende online merken tijdens de feestmaanden. Digitale reclame kan natuurlijk helpen om de naamsbekendheid te vergroten, maar het is waarschijnlijk niet genoeg om de geannuleerde bestellingen van grote retailers goed te maken. Er is een alternatief nodig om te profiteren van de piek in online verkoop. En dat is waar online marktplaatsen naar voren komen.

    Online marktplaatsen hebben al een enorm publiek en veel consumenten beginnen daar hun zoektocht naar een product. Amazon, eBay en Bol.com zijn goede plaatsen om te beginnen met het verkopen van voorraad als je bang bent voor niet genoeg omzet via je eigen website.
    Er zijn talloze andere marktplaatsen, specifiek voor bepaalde productcategorieën zoals software, elektronica of meubilair, die je ook zou kunnen overwegen.

    De meeste online marktplaatsen hebben verkoopprogramma’s die ervoor zorgen dat je makkelijk en snel aan de slag kunt om je online winkel daar te beheren. De marktplaats ontvangt een commissie op elke verkoop, maar is wel een laagdrempelige manier om de online markt te betreden.

  7. Wees klaar om je snel aan te passen
    Realiteit is en blijft dat het niet goed te voorspellen is hoe de feestmaanden gaan verlopen. Ben je daar van bewust en ben bereid om snel in te spelen op mogelijke veranderingen. Benadruk ook het belang van flexibiliteit bij je werknemers.

    Er is momenteel geen enkele formule die ervoor zorgt dat je als retailer niet te snel door je voorraad heen bent of dat je te veel over houdt. Hou in ieder geval je gegevens van september en oktober goed in de gaten, zodat je weet hoe het met je voorraad zit. Als er veel online orders binnen komen in deze twee maanden en je weet dat groothandels nog steeds vertraagd zijn met het leveren van voorraad, is het misschien slim om op Cyber Monday en Black Friday minder promoties te doen. Zo voorkom je dat je voorraad te snel krimpt en je ook voor de feestdagen daarna nog kan verkopen. Groothandels moeten hun processen bekijken zodat ze, wanneer orders stijgen, het meest efficiënt orders kunnen picken en verzenden (bijvoorbeeld meer in bulk in plaats van kleine bestellingen).

Hoewel 2020 voor veel retailers een uitdagend jaar is geweest, lijken de cijfers niet heel onheilspellend en somber. Consumentenbestedingen stijgen nog steeds. En door e-commerce steeg de totale detailhandelverkoop in Q2 zelfs licht in vergelijking met 2019. Waar de lijflijke winkelverkoop tegen zit, liggen er veel kansen op gebied van e-commerce. Neem leer uit de afgelopen maanden en neem de opgedane kennis en creativiteit mee voor de aankomende feestdagen.